Как открыть свое бюро переводов

Почти полное и пошаговое руководство, от регистрации юр.лица до выхода на заграничных клиентов

  • вложения — от 150 тысяч рублей, окупаемость — от 6 месяцев;
  • оборот — от 200 до 1 500 т.р./месяц, прибыльность — около 25 %;
  • в штате: директор и менеджеры; вне штата: переводчики, бухгалтер, системный администратор;
  • офис — от 24 кв.м (от 8 кв.м на сотрудника).

 

Смотрите также: Франшиза | Курс менеджера проектовФирменный стиль | Макеты | Бланки

 

Регистрация юридического лица

Юридическое лицо (ООО или ИП) стоит зарегистрировать до заключения договора, чтобы договор был заключен именно с ним. Начать работать можно и под ИП, но ИП отвечает по долгам всем своим имуществом, а ООО — только своим уставным капиталом. Если у вас уже есть юридическое лицо (ООО или ИП), то на первый год договор можно заключить и на него. Но на следующие года мы требуем создания отдельного ООО.

Процедура регистрации ООО подробно описана на сайте nalog.ru. Также полезно прочесть закон "Об ООО". У нас вы можете скачать готовые примеры документов для регистрации: решение о создании ООО, устав и заявление в налоговую. В налоговую подается заявление по форме P11001 — его можно заполнить вручную или в специальной программе. Заранее запишитесь в налоговую на прием, оплатите госпошлину и сдайте им документы. Ваше ООО должны зарегистрировать через пять дней.

После получения свидетельства ИНН и ОГРН закажите печать (пример оттиска) и подготовьте приказ о вступлении директора в должность (пример). Не забудьте перейти на упрощенную систему налогообложения УСН 6% — это облегчит вам ведение бухгалтерии. Откройте расчетный счет в банке — например, в Модульбанке — для УСН 6% они предлагают бесплатное ведение вашей бухгалтерии. Получите цифровую подпись для участия в тендерах и подключитесь к электронной отчетности.

Подбор и оснащение офиса

Ели у вас уже есть свой офис, свяязанный с другой деятельностью, то первый год нашего сотрудничества вы можете начать работу бро переводов и в нем. Но на следующие года мы требуем, чтобы для переводческой деятельности был выделен отдельный офис без какого-либо совмещения с другой деятельностью.

Подыскивайте офис под следущие требования:

  • площадь 20-30 кв.м. (на три рабочих места);
  • недалеко от остановки и пересечения основных пассажиропотоков города;
  • в бизнес-центре на втором или третьем этаже (вход с улицы не нужен).

Не забудьте зарегистрируйте новый офис в Гугл Мой Бизнес, в Яндекс Справочнике, в 2ГИС и в налоговой.

Закажите мебель и оборудование (пример на три рабочих места):

  • мебель Шатура Серая Стратегия (5 столов, 3 тумбы, 1 шкаф);
  • три кресла для сотрудников (Икеа Ренбергет);
  • пять стульев для посетителей (Дефо, ткань синяя с черным);
  • два компьютера для менеджеров (строгий корпус, БП от 400 Вт, мощность для офиса, ОЗУ 4-8 Гб, SSD 128 Гб)
  • компьютер для директора (как у менеджера, плюс второй диск от 500 Гб для сетевого архива);
  • три монитора с колонками для звонков, от FullHD, разъем HDMI;
  • беспроводные клавиатура и мышь (например Oklick 210 M);
  • наушники с микрофоном, провода с одной стороны (например DEXP H-200);
  • Wi-Fi-роутер на 8 портов;
  • МФУ (принтер+сканер) лазерные на каждое рабочее место (HP дешевле перезаправлять);
  • видео-камера: IP-камера, HD и выше, ночная подсветка, Wi-Fi (например Dahua IPC-C35);
  • дерево — фикус Бенджамина высотой 1,5-2,5 метра;
  • прочая мелочь (вешалка, корзины, канцелярка, калькуляторы, чашки под леденцы, визитницы, удлинители и т.д.).

Техническое обустройство офиса

  • подключите интернет со статичным IP-адресом и скоростью не менее 5 мбит/с;
  • городской телефон покупать не надо (мы предоставляем свой городской телефон через Битрикс24);
  • организуйте локальную сеть со следующими IP-адресами: 192.168.0.1 (маска 255.255.255.0)
    (1 — Wi-Fi-роутер; 2 — вебкамера; 10 — компьютер директора; 11/12/13 — компьютер первого/второго/третьего менеджера);
  • на все компьютеры установите Microsoft Windows 10 и Office, браузер Хром, FineReader, AdobeReader, CorelDRAW, Скайп.
  • на компьтере директора (на диске 500 Гб) создайте папку "Х" и предоставьте к ней доступ по сети;
  • на всех остальных компьютерах подключите эту папку в качестве сетевого диска "Х";
  • на каждом комьютере поключите доступ ко всем принтерам (МФУ);
  • на маршрутизаторе настройте внешний доступ к нему самому и к вебкамере.

Мы можем помочь вам настроить все компьютеры дистанционно, не прибегая к помощи техников и системных администраторов.

Сделайте сами или закажите у нас макеты вывесок, прессвола, визиток и буклетов. Наш базовый набор макетов находится в открытом доступе.

Подбор менеджеров

Вакансии менеджеров проектов разместите заранее, например на сайте www.zarplata.ru, чтобы начать приглядываться к возможным кандидатам и неторопливо их выбирать.

Примите на работу менеджеров проектов. Рекомендуемая структура зарплаты: минимальный оклад и 20 процентов от прибыли по заказам менеджера. Прибыль по заказам — это разница между оплатой клиента и непосредственными расходами на исполнение заказа (оплата переводчикам, редакторам, нотариусам и т.д.). Обычно первая неделя у менеджера — это неоплачиваемое обучение. В это время сотрудник изучает наше руководство менеджера, просматривает обучающие видеоролики и внимательно следит за работой коллег — как они принимают клиентов, как совершают холодные звонки и регистрируют новые заказы. Каждому менеджеру мы зарегистрируем рабочий емейл (Ivan.Bunin@perevodov.info) и доступ ко всем нашим ресурсам: общий архив выполненных переводов, система учета заказов и оплаты (1С Предприятие), CRM для активных продаж, база переводчиков и телефония (Битрикс24), рабочие чаты в Скайпе, а также публикуем информацию о сотруднике на нашем сайте в разделе "Коллектив".

Выход на самоокупаемость

Покупка франшизы не должна вас раслабить. Самоокупаемость сама не наступит. Первые полгода должны стать для владельца и директора самыми напряженными.

Ключевые моменты выхода на самоокупаемость:

  1. обязательная контекстная реклама;
  2. обязательны активные продажи;
  3. обзятельная раздатка.

Контекстную рекламу в основных системах Яндекс.Директ и Гугл.Адвордс мы настроим для вас сами. Вы получите полный доступ к уже настроенной рекламе, сможете самостоятельно ее корректировать и наблюдать за статистикой. Всю рекламу, а также ее настройки вы сможете оставить себе и при выходе из нашей сети.

Приложите все свои свои усилия и все усилия менеджеров к активным продажам. Первые направления продаж: клиенты конкурентов, тендеры, промышленность, НИИ, вузы и органы власти. Обратите внимание, что заметный отклик по активным продажам обычно появляется через 2-3 месяца после интенсивной работы. В наших руководствах вы познакомитесь с направлениями активных продаж подробнее. Также мы предложим и свои скрипты холодных звонков.

Организуйте еженедельную так называемую «раздатку» — разнос визиток по 20 ближайшим точкам, которые являются источниками ваших заказов по нотариальному переводу. Такие источники — это нотариусы, отделения ПФР, УФМС и ЗАГС. Наймите курьера с оплатой от 50 рублей за каждую точку. Обязательное условие для курьера — это публикация из каждой точки не менее трех фотографий. Самое важное в раздатке — не количество точек, а ее непререкаемая регулярность: например, каждый вторник. Если вы открыли второй офис, то организуйте второй маршрут раздатки.

Подбор наемного директора

После выхода на самоокупаемость владельцу возможно захочется найти наемного директора ООО.

С кандидатом на директора стоит сразу договориться о ключевых моментах: директор несет полную ответственность за организацию, за зарплаты сотрудникам, за свою зарплату и за свое трудоустройство; директор увольняется только после подготовки себе приемника и его регистрации в налоговой. Смотрите пример вакансии директора.